退職の意思を伝えるためにメールを使ってもいいのかな？注意しなければいけないポイントやメールの例文が知りたいなと悩んでいませんか？ 今回の記事は、退職の意思をメールで伝えてもよいのか、伝える場合の注意するポイントをメール例文を紹介しながら解説します。
この記事は以下のような人におすすめ
- 退職の意思をメールで伝えてもよいか知りたい人
- 退職に関するメールの例文を知りたい人
- 退職後に元上司に連絡をする場合の注意点を知りたい人
退職は頻繁に経験するものではないため、いざ退職の意思を会社に伝えようと考えたときに、一般的なマナーや注意する点が気になりますよね。この記事を読めば、「引き留めにあいづらい」メールを使った退職の方法がよく分かるようになります。
上司に退職の相談をメールでするのはOK？
退職を考えたとき、出社が難しい場合や上司と直接会う時間がとれないなど、上司に直接退職の相談をしづらいこともありますよね。そんな場合にはメールで退職の相談をすることも可能です。退職の相談や退職の意思を伝える方法が規定されていないため、退職相談のメールはポイントを押さえて作成すれば問題ありません。
メールを使った退職の意思を伝える方法は2つあります。
1つは、「退職を直接伝える方法」です。事前に上司のアポイントをメールで取り、退職の意思を伝えます。2つめは、「メールで退職の意思を伝える方法」です。直接出社するのが難しい場合や、対面で上司に伝えるのが難しい場合など、メールを使って退職の意思を伝えることもできます。
退職を伝えるために上司をメールで呼び出す方法
退職の相談は、直属の上司に相談をしましょう。直属の上司を飛び越え、もっと上の立場のかたに伝えた場合、直属の上司の印象が悪くなりスムーズに退職の話が進められなくなる場合があるからです。
退職相談のアポイントをメールで取る場合は、退職の件は伏せておき、相談をしたいということで上司の予定を押さえます。退職されると困る場合に、この時点から引き止めにあったり、話を聞いてもらえなくなる場合もあるからです。
メールで上司のアポを取る例文
上司に退職の相談をするアポイントメールの例文をご紹介します。
例文
件名：ご相談
お疲れさまです。○○です。
折り入ってご相談したいことがございます。お忙しいところ申し訳ございませんが、ご都合のよいときに10分ほどお時間をいただけますでしょうか。
個室の会議室でお話できると幸いです。
以上、よろしくお願いいたします。
上司に退職願いのメールを送る
続いて退職の意思をメールで伝える方法について解説をします。
上司への伝え方
上司への伝え方で注意するポイントが3つあります。
①「退職メールは1か月前には送る」
退職メールは遅くとも1か月前には送りましょう。退職の意思は退職日の２週間前までに連絡する必要がありますが、担当業務の引継ぎなどを踏まえると余裕をもって伝えるのがマナーです。会社の就業規則が1か月よりも長い場合は就業規則に則って提出するようにします。
②「丁寧な文書で書く」
基本的なマナーとして、退職の意思は対面で伝えたほうが良いです。上司との余計なトラブルを避けるためにも、できるだけ丁寧な文章で退職の意思を伝えましょう。相手へのお礼やお詫びの言葉も添えることで、相手の気持ちも思いやりましょう。
③「退職理由は引き留めづらい理由にする」
メールには退職の理由も記載をしますが、引き留めに合わないような理由を書きます。例えば「親の面倒をみなければいけない」「体調不良」「心身の不調」などを理由として記載するのもよいです。
退職報告メールの例文
退職の意思を伝えるメールの例文を紹介します。
例文
件名：退職のお願い
お疲れさまです。○○です。
突然の申し出でたいへん申し訳ございませんが、○月○日で退職をさせていただきたく、メールを差し上げました。
体調不良でお休みをいただき、現在も通院をしております。通院先の医師と相談したところ、しばらく療養が必要と診断を受けました。私自身も、今は治療に専念したく退職を決意しました。
誠に勝手ではございますが、退職日までは有給休暇、または欠勤とさせていただきたく存じます。
これまでご指導をいただき、たいへん感謝をしております。メールでの連絡となり申し訳ございませんが何卒よろしくお願い申し上げます。
退職時にメールでお礼と感謝を伝える
退職日が決まり、お世話になった方に退職の挨拶のメールを送る場合について解説をします。
上司に退職挨拶をメールする
退職の挨拶は直接挨拶をするのがマナーですが、直接の挨拶ができない場合はメールで退職の挨拶をしてもかまいません。
直属の上司に退職の挨拶をする場合には、これまでお世話になった感謝の気持ちを伝えるようにしましょう。また直接のご挨拶ができないこともお詫びします。今後も関係していく可能性があるのであれば、連絡先を記載しておくのもよいでしょう。
会えない上司にメールでお礼を伝える
直接会って挨拶ができない上司にこれまでの感謝の気持ちをメールで伝える場合の例文を紹介します。
例文
件名：退職のご挨拶
お疲れさまです。○○です。
本日が最終出社日となりました。本来であれば直接挨拶すべきところ、メールでのご連絡となり申し訳ございません。
○○さんには、これまでご指導をいただき、たいへん感謝をしております。これまでの経験を生かしながら新しい環境でも頑張りたいと思います。
こちらに連絡先を記載いたします。もし何かございましたらご連絡ください。
これまでたいへんお世話になり、ありがとうございました。
社内にいる上司にお礼を伝える
社内にいる上司は可能なら直接挨拶をしたほうがよいですが、どうしても直接挨拶ができない場合はメールで挨拶をしましょう。
メールの文章は「会えない上司に伝える」内容と同じです。
ポイントは「上司への感謝の気持ち」と「直接挨拶できないことのお詫び」を文章に入れることです。
退職後に上司にメールをするときの注意点
退職後に、働いていた上司や同僚や取引先の方と連絡を取ることは問題ありません。転職後も関係を築いていきたい場合などは、メールで近況などを伝え、挨拶をするのもよいでしょう。社会に出ると人と人のつながりはとても大切で、その後に何かの縁があることもあります。
しかし、退職後にメールをする場合に注意をしなければいけない点もあります。退職後にメールをする場合の注意点について解説をします。
①「退職した会社の不満を書かない」
近況を伝えるときは前向きな文面にします。転職をしている場合は「新しい環境で頑張っています」など、応援してもらえるような内容にします。
ここではぜったいに退職した会社の不満を書かないようにしてください。これから新しい関係を築きたいのに、不満を書いては相手の心をつかむことはできません。ポジティブな内容を心がけてください。
②「前向きにわかりやすく簡潔に」
お世話になった挨拶や、現在の状況などを簡潔に伝え、今後もプライベートやビジネスで関係を築きたいことを伝えましょう。
③「件名の書き方を工夫する」
知らないアドレスからメールが来た場合にあなただということを気づかれない可能性があります。件名に自分の名前を入れるなど工夫をし、メールを開いてもらうようにしましょう。
まとめ
今回は、退職の意思を伝えるためのメールの書き方や退職時の挨拶、退職後に元上司へのメールを送る場合の注意点について解説をしました。
メールを書くときに気を付けるポイントは
退職をするときは、周りの方に少なからず手間をかけさせることになります。相手をおもいやり、感謝とお詫びの言葉があれば、トラブルになることを極力回避できるはずです。
例文を参考にしながら、あなたのメールの文章を考えてみてください。
以上、最後までお読みいただきありがとうございました。