社長交代の挨拶状の書き方やマナーを例文添えて解説！

社長交代の挨拶状はどのように作成すればいいのかな？用紙や封筒の選び方、文章の作成はどうすればいい？と悩んでいませんか。社長交代の挨拶状の用紙や封筒の選び方から送るときのマナー、書き方、挨拶状を受け取ったときの返信についてなど説明をし、挨拶状が書けるように例文も紹介しています。

社長の交代は大きなイベントです。社内だけでなく、取引先やお客様にも大きな影響を与えるため、今後の取引に悪影響をおよぼさないようにビジネスマナーを守った挨拶が重要です。
この記事を読めば、取引先やお客様に失礼のない挨拶状が作成できるようになりますよ！

社長交代の挨拶状とは

社長交代の挨拶状を出す目的は何かについて解説をします。

挨拶状を出す目的

社長交代の挨拶状は、社長が交代したいことをお客様や取引先に知らせるための文書です。社長の交代は取引にも大きく影響する場合もあるため、関係各所に挨拶状を送ることで交代を知らせます。会社としても重要なご案内なので、フォーマルな文章でご案内します。

挨拶状を出さなくてもいいのか？

挨拶状を出す目的は先に解説したように、ご迷惑をかけるなど取引に影響を与えないようにお客様や取引先に会社の社長が交代したことを知らせるものです。挨拶状を出さないと常識がない会社だと思われてしまいます。重要なことのため、必ず挨拶状を出すようにします。

社長交代の他の言い方(言い換え)

「社長交代」の言い換えとして、「役員改選」「役員交代」と呼ばれることもあります。代表取締役の変更もそうですし、代表取締役の住所変更も広義の役員変更に含まれます。

社長交代のお知らせの挨拶状を送るタイミング

社長交代の挨拶状は、社長交代が決定したらなるべく早いタイミングで送ることが重要です。代表取締役の場合は、株主総会と、取締役会で社長交代の決議がされてから1週間以内に送ることを目安にしましょう。挨拶状の送付が遅くなると、噂で社長交代が広まり、いらぬ憶測が飛び交い、会社にマイナスのイメージを持たれてしまうことがあります。

社長の交代が決定したら1週間以内に挨拶状を送付するようにしましょう。

社長交代の挨拶状を送るマナー

社長交代の挨拶状をいざ出すとなったら、誰の名前で出すのか、いつの日付で出せばいいのかなどわからないことがあると思います。
挨拶状は、お客様や取引先に社長交代のお知らせをすることはもちろんですが、今後も会社の運営に影響がないことを伝える目的もあります。

マナーを踏まえた案内状を送らないと、取引先からの印象を悪くするかもしれません。マナーを踏まえた挨拶状を送るようにしましょう。

差出人は新社長の名前にする

挨拶状の差出人は新社長の名前にします。挨拶状は新社長の就任を知らせるものだからです。前任の社長は挨拶文の中で退任したことを伝えればよいので、差出人に連名にする必要はありません。

メールではなく書面で出す

会社の代表が交代する正式な案内のため、メールではなく書面で挨拶状は送るようにします。メールに比べ手紙はより丁寧な印象を相手に与えることができます。会社の代表が変わる自社にとっても大切なことなので、書面で丁寧に伝えることが適切です。

一般的な形式を守る

挨拶状はビジネスの重要な文書なので、一般的な形式にのっとり作成をします。

インパクトを出すために、奇抜なデザインの封筒などで送ると非常識だと思われ、悪い印象を持たれるかもしれません。一般常識に沿った形式で送付をしましょう。

本文に記載する日付は社長就任日にする

挨拶状の本文に記す日付は、社長就任日付を記載しましょう。

また、署名の欄に記す日付は、年月のみの記載とします、発送する時期に合わせて日付を変えましょう。
例えば就任日が5月29日で、挨拶状の発送が6月1日となる場合には、本文に記す日付は「5月29日」で、署名の欄に記す日付は「6月吉日」とするのが一般的です。

取引先やお世話になった相手すべてにご案内する

会社の社長交代の案内状は取引先・顧客、関係する人すべてに出します。代表が交代しても、今後も変わらぬ関係を続けて欲しいという思いと、代表が交代しても変わらぬ運営が続くことをご理解いただくためです。取引している相手の代表が知らぬ間に変わっていたら印象が悪くなる可能性があります。すべての関係者にご案内するようにしましょう。

切手は通常のものを使う

挨拶状は郵送で送付しますが、切手は記念切手など使用せず、通常の切手を使って郵送するのが一般的です。差出人は社長自身です。奇抜なデザインの切手は使用せず、誠実な印象を与えるようにします。

宛名の送付先は相手先の社長宛

社長交代の挨拶状の宛名は、取引している担当者宛てではなく、送付する会社の代表者である社長宛で送付をしましょう。名前の間違いは絶対にしてはいけません。十分に確認をし送付します。

挨拶状の用紙サイズについて

挨拶状を送るときには内容もマナーに沿ったものになっていることが重要ですが、文面を記載する用紙や封筒にも配慮が必要です。
案内状を送る用紙にはいくつかの種類がありますので、用紙サイズについて解説をします。

A4三つ折りタイプ

「A4三つ折りタイプ」とはA4サイズの用紙に挨拶文を記載し、三つ折りにして封筒に入れておくるタイプです。

メリットとして、長文を記載できるため、交代の挨拶以外の内容も入れることが可能です。挨拶状は縦書きが一般的ですが、A4サイズの用紙の場合、横書きで記載をします。

見開きカードタイプ

厚手の用紙を使った見開きカードタイプの挨拶状は2タイプがあります。

二つ折りカード

二つ折りカードは法人向けの挨拶状としてはよく使用されるタイプです。社長交代や社名変更案内などにも用いられることが多く、封筒に入れて送付します。

三つ折りカード

三つ折りカードは社長交代と同時に役員の交代についても知らせるときなど、文字数が多く二つ折りに収まらないときに用いられることが多いタイプです。こちらも二つ折りと同様に封筒に入れて発送をします。

ハガキ

厚めのハガキに挨拶文を記載して送付することもあります。封筒に入れずにそのまま送付するハガキは封筒に入れる案内状よりもカジュアルな印象になります。社長交代の挨拶状に用いられることはあまり多くなく、転勤や異動のお知らせなどに使用されます。

社長交代のお知らせは見開きカードタイプが適している

会社の代表である社長の交代は取引先にとっても大切なお知らせです。重要なお知らせである社長交代の挨拶は見開きカードタイプがおすすめです。二つ折りタイプの場合、右側に前任の社長の退任の挨拶文を記し、左側に新社長の就任の挨拶を記載します。

封筒は白色を選ぶ

挨拶状を送る封筒はフォーマルな印象を与える、白地のシンプルな封筒を使用します。装飾が付いた封筒は失礼にあたる場合もあります。無難な白地の封筒を使用しましょう。

社長交代の挨拶状の例文(テンプレート)

社長交代の挨拶状の例文を紹介します。

スタンダード

前任が死去による交代

メールでのお知らせ

メールで社長交代の挨拶状を送ることは一般的ではありませんが、急ぎ社長の交代を伝えたいときなど、メールの例文も紹介をします。

ハガキでのお知らせ

ハガキは書ける文字数も少なく限られ、封筒に入れずにそのまま送付するためカジュアルな印象になる点は注意が必要です。

社長交代の挨拶での訪問約束をとるメール例文

社内向けスピーチのポイント

社長交代により、新社長が社員向けにスピーチをする場合、どんなことに注意してスピーチをすればよいか解説をします。

社員に明るい未来を感じさせる

会社の代表である社長が交代することは、取引先やお客様にとっても影響が大きいですが、その会社で働く社員にとっても影響があります。なぜなら社長が変わることで、会社の方針が大なり小なり変わるため、自分たちの業務に影響を及ぼすことがあるからです。

社員が社長から聞きたいことは、新社長・新体制になり今よりもさらに会社が成長し、売り上げ、利益が伸び、ひいては自分たちの給料が上がるような明るい未来を感じさせてくれるような話です。

3年後、5年後、10年後を見据えた展望を新社長が持っていることが重要です。社員が「この会社で働き続けたい」と思えるよう社の方針が語れるとよいでしょう。

新社長が考える「会社の存在意義」と「価値観」を伝える

3年後、5年後、10年後を見据えた展望とはとても壮大なことで、何から考えればいいのだろうと途方にくれるかもしれません。そんなときに、考えるキッカケになるのが「会社の存在意義」と「価値観」を考え、それを社員に伝えることです。

売り上げ・利益を伸ばすのはもちろん大切なのですが、お客様あっての会社です。自分の「会社の存在意義」は何なのか？お客様にどんな価値を提供できるのかを突き詰めることが重要で、それができれば売り上げと利益も増えていきます。

また、「価値観」は会社の存在意義を実現するために必要です。存在意義を実現するために、いろいろな営業活動が行われますが、その方向性やレベル感を社員ひとりひとりが判断するために「価値観」が必要になります。いわゆるモノサシになるものが「価値観」です。

「会社の存在意義」と「価値観」を社員に伝えることができれば、明るい未来を社員に感じさせることができるはずです。

社長交代の挨拶状をもらったら

取引先から社長交代の挨拶状が届いたら、返信は必要なのかについて解説をします。

返信をしなくても失礼にはあたらない

取引先から社長交代の挨拶状が届いたとしても、返信は必ず必要ではありません。先方もビジネス上の通知の1社として送っているためです。
ただし、重要な取引先や親しくしている企業の社長交代の挨拶状であれば、返信をするほうが関係を保つためにもよいでしょう。

返信をすると相手に好印象になる場合も

社長交代の挨拶状への返信は必須ではありませんが、丁寧な返信を行うことで、相手からの印象が良くなり、今後の取引に良い影響を与える可能性もあります。

関係性の深い会社や今後取引を広げていきたい会社であれば、挨拶状をもらったらすぐに返信をするとよいです。

就任祝いの品物と挨拶状を送る場合もある

関係性の深い会社から社長交代の挨拶状をもらった場合には、社長就任祝いの品物を送る場合があります。就任祝いの品物と一緒に社長就任祝いの挨拶状を送るのもよいでしょう。

前社長が死去し、社長交代になった場合に、親族が新社長になった場合は喪中になるため、お祝いの品を送るときには配慮が必要になります。相手との関係性や、前社長と新社長のつながりなど事前によく調べておきましょう。

社長交代の挨拶状に返信する方法と書き方

社長交代の挨拶状に返信するときのマナーや書き方など解説をします。

返信するタイミング

挨拶状を受け取ってから返信をするタイミングですが、遅くなるのは良くありません。挨拶状が届いてから1～2週間以内に返信をするようにしましょう。返信はメールでは失礼にあたる場合もあるため、書面にて返信をします。

マナー

取引先から社長交代の挨拶状を受け取り、返信をする場合のマナーについて解説をします。

就任した新社長宛に送る

社長交代の挨拶状に返信する場合は、新しく就任した社長宛に送ります。社長交代の挨拶状は、就任後に送る場合が多いため挨拶状の署名は新社長の名前になっていると思います。就任した新社長を宛名にして送付しましょう。

前社長に、ご挨拶をしたいのであれば別の挨拶状を用意し、前社長宛に送るのがよいです。

句読点は使用しない

一般的に挨拶状では句読点を使用しないのがマナーです。句読点は文章を区切る役割をするため、「相手との縁を区切る」という印象になり、挨拶状での使用が敬遠されます。

読みやすさを重視し、最近では句読点を使う場合も多くなっています。受け取った相手がどのように感じるのかによるため、相手に合わせて使うか使わないかは判断しましょう。

誤字脱字、修正はしない

文章を書くときには当たり前のことですが、誤字脱字がないようにします。社長の名前を間違ったり、本文に誤字脱字がったりすると非常に失礼です。入念にチェックしてから送付するようにしましょう。

もちろん修正テープで誤字を直したりするのもよくありません。間違えた場合は、新しい用紙に書き直しをします。

前社長の在任中に送らない

前社長の在任中に送らないようにします。挨拶状が届くのは就任後がほとんどですので、あまり気にする必要はありませんが、念のため挨拶状に記載されている就任日は確認しましょう。

構成

社長交代の挨拶状の構成は下記の構成を基本に組み立てるとよいでしょう。

• 「頭語」は初めの挨拶にあたる言葉で、「拝啓」を使います。

• 「時候の挨拶」は天候や季節に応じた挨拶を書きます。

月	時候の挨拶
1月	初春の候・孟春の候・新春の候
2月	立春の候・晩冬の候・向春の候
3月	春分の候・早春の候・春暖の候
4月	仲春の候・春風の候・陽春の候
5月	薫風の候・立夏の候・新緑の候
6月	初夏の候・夏至の候・梅雨の候
7月	盛夏の候・真夏の候・大暑の候
8月	晩夏の候・立秋の候・残暑の候
9月	初秋の候・新涼の候・秋冷の候
10月	仲秋の候・菊花の候・秋涼の候
11月	深秋の候・立冬の候・晩秋の候
12月	師走の候・霜夜の候・寒冷の候

• 「社長就任を祝う言葉」は新社長就任のお祝いの言葉を記載します。相手の役職名は挨拶状の役職名を確認し、記載するようにします。

• 「お祝いの品を送る場合にはその旨を記載する」→挨拶状と一緒に社長就任祝いの品物を送る場合は、その旨を返信状に記載します。食べ物であれば「心ばかりのお祝いの品をお送りいたしました。ご笑納いただければ幸いです。」などの文章を記載します。

• 「結びの言葉」は今後の変わらぬ親交をお願いしたりする文を書きます。

• 「結語」は必ず頭語とセットで使います。「敬具」や「敬白」などを使います。

例文

社長交代のお知らせをホームページに掲載する方法

会社のホームページに社長交代の情報を掲載することについて解説をします。

退任の挨拶と新任のご挨拶を載せる

ホームページに社長交代の情報を掲載する場合は、前社長の退任と、新社長の就任の説明をし、退任の挨拶と就任の挨拶を載せます。

例文

社長交代時の年賀状はどうする？

社長交代時の年賀状は新代表の方の名前のみを記載し、通常の年賀のご挨拶だけでよいです。新年のご挨拶と代表者変更の挨拶は別物ですので、混同させないほうがよいでしょう。

まとめ

今回は社長交代の挨拶状の使用する用紙や封筒、送るタイミングやマナーなどを解説し、例文も紹介をしました。また社長交代の挨拶状を頂いた場合の返信の方法についても説明をしました。

社長交代はビジネス上、取引先やお客様にとって重要なことなので、丁寧な挨拶の方法である書面にて挨拶状を作成し郵送することが一般的です。頭語や結語、時候の挨拶など書面を作成するルールに沿って書くことで、送る相手への敬意を払います。

具体的な社長交代の挨拶状の例文や返信の例文も紹介をしましたので、参考にしていただき丁寧な挨拶状を作成しましょう。

以上、最後までお読みいただきありがとうございました。

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