【例文付き】初心者のための初めましてメールの書き方とポイント

初めての相手にメールを送るときに、何から書き始めればいいのか迷ってしまいますよね。今回は「初めましてメール」の書き方のポイントの解説をし、相手別の例文を紹介します。

初めての相手にメールを送るときに重要なことは、メールを開いていただき、メール本文を見てもらうことです。どんなメールなのかをわかりやすく伝えることで、その後の対応がスムーズになります。

初めての相手へのメールが上手く書ければ、関係を広げられ、新しい出会いやチャンスを得ることができます。ポイントや例文をわかりやすく解説していますのでぜひ活用してください。

初めてメールを送るときのポイント

仕事でのメールや就職活動のメールはビジネスメールのポイントをおさえて書かなければいけません。ビジネスメールを初めての方に送るポイントを解説します。

初めましてメールの敬語の使い方

初めましての挨拶を行うのは、職場の目上の人、同僚、取引先などさまざまな相手に行いまが、相手に合わせて敬語を使います。敬語は「謙譲語」「尊敬語」「丁寧語」の3つがあり、使い分けて失礼のない挨拶をしましょう。

謙譲語

謙譲語とは、敬語の一種で、話し手が自分や自分の側にあると判断されるものに関して、へりくだった表現をすることにより、相対的に相手や話中の人に対して敬意を表す言葉です。「初めまして」の謙譲語表現は「初めてお目にかかります」です。かたい印象をあたえますが、初めて会った目上の人に対して丁寧な挨拶表現として使用されます。

尊敬語

尊敬語とは、話し手が聞き手や話題の主の動作・状態を高めて表現するときに使う敬語です。尊敬語は、目上の人や自分より立場が上の人をうやまい、相手を立てる気持ちを表す敬語です。

丁寧語

丁寧語とは、話し手が聞き手に対して敬意を表して丁寧に話す言い方です。語尾に「です」「ます」「ございます」を付けたり、言葉の先頭に「お」「ご」を付けたりすることで、言い回しを丁寧にして敬意を表します。3つの敬語の中では、一番軽い敬語になります。

初めましてメールの件名の付け方

初めてメールを送る場合、相手に読んでもらえるような工夫が必要です。メールを確認するときに、まずは件名が目に入ります。どのような件名にすればよいのかポイントを解説します。

自分の企業名・名前を入れる

ビジネスメールを受け取る相手はあなた以外からも毎日大量のメールを受信しています。初めての相手に、誰が送信したのかわかるように、自分の企業名と氏名を記入します。

内容を要約して記入

迷惑メールや勧誘DMだと間違われないように、件名に本文を要約したものを入れましょう。「新製品発売会のご案内」「担当へ変更のご挨拶」など、内容が想像しやすい件名を付けることで開封されやすくします。

宛名を入れる

メールを送るときには、文頭に、相手の会社名と部署名、相手の氏名を記載します。相手の名前が分からないときは「ご担当者さま」と記載しましょう。

書き出しの挨拶・自己紹介を入れる

本文は、あいさつ、自己紹介を簡潔に書きます。最初に名乗ることで、誰から送信されたメールなのか相手に伝え、丁寧な印象をあたえられます。

「初めてメールをいたします。○○株式会社○○部(氏名)と申します。」といった書き出しです。

締め・結びの挨拶を文末に入れる

本文の終わりに、本題の内容に合わせた、締め・結びの挨拶を入れます。

「今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。」「ご検討のほどよよろしくお願いいたします。」など相手を気遣う言葉を選びましょう。

署名を入れる

メールの最後に自分の署名を入れます。会社名、部署名、氏名、携帯番号、メールアドレスなどです。

メールは署名を自動で入れることができますので、設定していないなら、最初に設定をしておくと署名忘れを防ぐことができます。

初めてメールをするときの書き出しの挨拶は？

初めてメールを送る場合は「初めまして」で書き出しても問題ありません。その他にも「初めてメールを送らせていただきます」や「突然のメールで失礼いたします」なども良いでしょう。丁寧な印象をあたえるように相手に合わせて書き出します。

「初めまして」の丁寧な言い換え

「初めまして」の類義語や言い換えには、次のようなものがあります。

「お初にお目にかかります」は少し硬い表現なので、カジュアルな状況では「初めまして」や「はじめまして」などの表現が適切です。

ビジネスメールの挨拶文では「お世話になっております」もよく使われますが、すでに面識がある相手への挨拶なので、初対面の相手に送るメールには適していません。

初めましてメールのシーン別の例文

「初めましてメール」を送る相手に合わせて例文を紹介します。メール作成の参考にしてください。

ビジネス(企業)メールの例文

ビジネスメールの例文を社内向けと社外(取引先)向けで紹介します。

社内向け

社内向けのメール例文は次のとおりです。

【例文】
件名：担当者変更のご連絡　○○部(氏名)

営業メールの例文

社外向けのメール例文は次のとおりです。

就活メールの例文

就職活動のメールはビジネスメール形式で書きます。ビジネスメールと同じように件名に本文の要約と学校名、氏名を書きます。初めてのメールは「お世話になります」から書き出しましょう。また、24時間以内にメールを返すのがマナーです。

具体的な例文を紹介します。

リクルーターへのメール例文

リクルーターへのお礼のメールの例文を紹介します。

インターンエントリーメールの例文

インターンのエントリーメールの例文を紹介します。

就職面接メールの例文

就職面接のメールの書き方を紹介します。

目上の人へのメール例文

目上の人へのメールはビジネスメールと基本のカタチは変わりません。相手を尊敬した言葉を選び、丁寧な印象をあたえましょう。

教授へのメール例文

教授へのメールを送る例文は次のとおりです。

初めましてメールに返信の書き方

初めてメールをもらった相手に返信する例文を紹介します。

まとめ

今回の記事は初めての相手にメールを送るときのポイントや書き方を解説しました。
初めましてメールのポイントは下記になります。

メールの文面の型があるため、今回ご紹介したポイントを押さえ、例文を参考にしていただければ、失礼のない「初めましてメール」が書けます。
相手に良い印象をあたえ、新しい出会いの機会を増やしてください。

以上、最後までお読みいただきありがとうございました。

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