現代では、メールや電話といったもので直接顔を合わせなくても簡単に意思を伝えることができます。あえて、手紙を使って退職を伝えることに関して解説をしていきます。手紙を書くことによるメリットやマナーや書き方について解説をします。例文も紹介していますので、手紙の参考にできますよ。
この記事は以下のような人におすすめ！
- 退職の手紙の書き方を知りたい人
- 退職の手紙の構成を知りたい人
- 相手やシーン別の手紙の例文が知りたい人
気持ちのこもった手紙をもらうと、どんな人も嬉しいです。しかも手間のかかる手紙をわざわざ書いてくれることは感謝のメッセージとして相手に伝わります。
この記事を読めば、普段は手紙を書かない人も失礼のない手紙が書けます。
退職の挨拶をメールではなく手紙で送るメリット
退職の挨挨拶はお世話になった社内や社外の人へお礼を伝えるために行います。また退職をされる方に送る場合もお礼の気持ちを伝えます。退職の挨拶を手紙で行う場合のメリットについて解説をします。
退職の挨拶をする方法
退職の挨拶をする方法は次の4つの方法があります。
直接会って退職の挨拶をするのがマナーですが、出社できなかったり、挨拶する方が遠方で会えないないや、時間的な制約などさまざまな理由で直接の挨拶ができない場合があります。
そのようなときはメールや電話での挨拶でメッセージを伝えても失礼になりません。
メールで退職の挨拶をするときについては下記の記事に詳しく紹介していますので参考にしてください。
関連記事：失敗しない社内向けの退職挨拶メールの書き方【例文付き】
お世話になった人に気持ちをより伝えられる
メールや電話で伝えられるのに、わざわざ手紙を送るメリットはなんでしょうか。
手紙で伝えるメリットは、直筆の文字から、手紙を書いた人の気持ちや人となりを感じることができるため、気持ちをしっかりと相手に伝えることができます。
感謝の気持ちを一文字一文字に込めて手紙を書いてみてはいかがでしょうか。
退職の手紙のマナーや書き方
退職の手紙を書くにあたっては、使用する便箋や封筒、手紙の構成などを配慮し作成が必要です。退職の手紙のマナーや書き方について解説をしていきます。
便箋・封筒はどんなものを使う？
退職の手紙を書く便箋と封筒は白い無地のものを選んでください。
封筒は正式な文章を送るときに使う二重の封筒を使います。一重の封筒は、紙が一重になっている和封筒のことです。葬礼の際のお悔やみ状や、病気などのお見舞い状を送るときに使うので、退職の手紙には使用しないでください。
便箋は白字の無地か罫線（けいせん）が入ったものを使用します。
横書きでもいいの？
メールでは横書きで文章を書きますが、手紙の場合は横書きを使用してよいか迷ってしまいますよね。縦書きと横書きの使い分けについて解説をします。
縦書き
目上の人への手紙、改まった手紙には、日本語本来の縦書きがマナーです。特に年配の方には縦書きの手紙が丁寧な印象を持ち好まれます。
横書き
横書きは、親しい人への手紙で用いられます。頭語や結語が省略でき、口語的な文章に適しているといえます。親しい先輩や同僚への退職の手紙は横書きでも失礼になりません。
手紙の構成
手紙の構成について縦書きと横書きでそれぞれ解説をします。
縦書き
縦書きの改まった手紙の構成は次のとおりです。
①前文に書くのは「頭語」と「時候の挨拶」、「安否の挨拶」、「お礼お詫びの挨拶」です。
頭語とは一番初め挨拶にあたる言葉で、「拝啓」を使い、行頭から書きます。
時候の挨拶とは天候や季節に応じた挨拶を「拝啓」から一文字あけて続けてかくか、改行をして書きます。
安否の挨拶は相手の健康や安否を気遣います。自分の状況を伝えてもよいです。
お礼お詫びの挨拶は感謝やご無沙汰のお詫びを伝えます。
②主文は手紙の本題で、「起語」「本文」を書きます。
起語は「さて、」のように本題に入るきっかけの言葉です。
本文は退職のことをなるべく簡潔に書きます。退職の理由や転職先を書く必要はありません。
③末文は結びの挨拶です。「結びの挨拶」と「結語」を書きます。
結びの挨拶は、相手の健康を気遣ったり今後の進行をお願いしたりする文を時候を交えて書きます。
結語は必ず頭語とセットで使い、「敬具」と書きます。
④後付けは「日付」「署名」「宛名」をかきます。
署名は「結語」と語末を合わせて文章の下に書きます。宛名は行頭からフルネームで記載をしましょう。
横書き
横書きは親しい人への手紙で、頭語や結語を省略して書けます。構成は次のとおりになります。
宛名は頭語を省略し、宛名を最初に書いて構いません。
季節の挨拶は一文字下げて書き始めます。
起語は「さて、」と一文字下げて書き始め前文と一行あけてもよいでしょう。
副文の追伸はメールでは見かけませんが、書き漏らしたことや、念を押したいことを本文より小さめの文字で書きます。目上の人宛てには使いません。
文字量は？
退職の手紙を送る場合は、主文は簡潔に書くことを心がけます。
便箋一枚～二枚程度におさめると文字量としてはちょうどよいと思います。主文に送る相手への感謝の気持ちやエピソードを添えると気持ちのこもった手紙になります。
手書きに気持ちがこもる
メールと違い手書きの文字にはあなたの人なりや気持ちが文字のカタチから伝わります。メールの機械的な文字ではなく、人の温かさをが伝わる手書きの文字が手紙での挨拶のよいところです。
心をこめた文字は相手にしっかりと伝わりますので、感謝の思いを書き綴りましょう。
手紙を送るタイミング
手紙は手渡しか郵送となりますが、渡すタイミングは相手に合わせます。
社内の人に渡す場合は、最終出勤日や送別会のときに手渡しでも構いませんし、最終出勤日までに郵送で送れば問題ありません。
社外に送る場合には、業務の引継ぎの連絡などもあるため、最終出勤日よりも2～3週前に届くように郵送します。
ポジティブな内容で書く
退職の手紙はポジティブな内容で書きます。会社の愚痴や批判を書いてしまうと、辞める前に会社と揉めることもあります。ネガティブな内容は絶対に書かないようにしましょう。
また、ネガティブな内容が会社間のつながりのある人から転職先に伝わるような場合も考えられます。自分のためにもならないので、ポジティブな内容で手紙を書きましょう。
感謝の気持ちを書く
退職の手紙はポジティブな内容以外にも送る相手への感謝の気持ちを綴りましょう。丁寧な文字で感謝の気持ちをあらわします。
退職理由や転職先は書かなくてよい
退職の手紙に詳しい退職理由や転職先を書く必要はありません。退職理由は「一身上の都合により退社いたします」で大丈夫です。転職先についても、同業他社の場合、退職する会社とトラブルになる場合もあるので、伏せておくほうが良いでしょう。
担当の後任紹介
お客様や取引先への手紙で担当の引継ぎがある場合は、後任がだれになるのかなども合わせて伝え、退職してもご迷惑をかけないように配慮をします。お世話になった感謝の言葉も忘れずに伝えましょう。
心に残る退職手紙のポイント
心に残る退職の手紙のポイントについて解説をします。
ポジティブな内容で相手への感謝を書く
心に残る手紙を書くには次の２点を意識して書きます。
あなたの前向きな姿勢と感謝の言葉で綴られた手紙は、相手の心に響く文章となります。
送る相手との具体的なエピソードを交える
相手の心に残る手紙を書くポイントは、たいへんだったことを相手の助けがあって乗り越えた具体的なことを書くことです。そのときの思い出と、あなたの感謝の気持ちを一緒に綴れば、相手の心に響く手紙となるはずです。
急な退職になったことへの一言
体調不良や予期せぬことで急な退職をする場合の職場の方への一言について解説します。
まずは感謝の言葉を述べ、急な退職で迷惑をかけることをお詫びします。具体的な例文は下記のようになります。退職の手紙の一文に書きを参考に付け加えてください。
例文
在職中は、公私にわたり、大変お世話になりまして有難うございました。
この様なかたちで急遽退職することで、皆様に多大なご迷惑をおかけしてしまい申し訳ございません。
退職の手紙の例文
退職の手紙で気持ちを伝えたい人のために、職種別や送る相手別に手紙の例文を紹介します。
スタンダード
まずは基本的な退職の手紙の書き方を紹介します。
2月上旬を想定した手紙として紹介します。
例文
拝啓
暦の上では春とはいえ、寒い毎日が続きます。いかがお過ごしですか。
突然ではございますが、この度一身上の都合により、2月○日をもちまして退職いたします。
○○部長と一緒にお仕事をさせていただき○年間、社会人として厳しくも温かいご指導を賜り、多くのことを学びました。
初めての大きな○○プロジェクトの担当に抜擢されたとき、的確なアドバイスをいただき、初めてもプレゼンテーションも無事に乗り越えることができ、大きな自信となりました。
本当にお世話になりました。
○○部長をはじめ、皆様にお教えいただいたことを胸に、新天地でも頑張りたいとお思います。
最後になりましたが、○○部長の今後のますますのご活躍を、心よりお祈り申し上げます。
敬具
令和○○年○月○日
（自分の氏名)
○○部長
社長
2月上旬を想定した手紙として紹介します。
例文
拝啓
暦の上では春とはいえ、寒い毎日が続きます。いかがお過ごしですか。
突然ではございますが、この度一身上の都合により、2月○日をもちまして退職いたします。
○年前に○○社長に採用していただき、社会人として厳しくも温かいご指導を賜りました。
初めての大きな○○プロジェクトの担当に抜擢されたとき、○○社長の助力をいただき、プロジェクトの成功と共に多きな自信を持つことができました。
本当にお世話になりました。
○○社長をはじめ、（会社名)の皆様にお教えいただいたことを胸に、新天地でも頑張りたいとお思います。
最後になりましたが、（会社名)の今後のますますのご活躍を、心よりお祈り申し上げます。
敬具
令和○○年○月○日
（自分の氏名)
○○部長
取引先（お客様）
例文
拝啓
暦の上では春とはいえ、寒い毎日が続きます。いかがお過ごしですか。
突然ではございますが、この度一身上の都合により、2月○日をもちまして○○株式会社を退職いたします。
在職中は、○○様をはじめ貴社の皆様にご厚情を賜り、たいへん感謝しております。
後任は○○部の○○が担当することとなりました。
今後とも変わらぬご愛顧をいただきますよう、よろしくお願いいたします。
本来ならば直接お伺いすべきところ、書面でのご挨拶となってしまいたいへん申し訳ございません。
最後になりましたが、貴社のますますのご発展と○○様のご活躍を、心よりお祈り申し上げます。
敬具
令和○○年○月○日
（自分の氏名)
○○部長
パートを退職
2月上旬を想定した手紙として紹介します。
例文
拝啓
暦の上では春とはいえ、寒い毎日が続きます。いかがお過ごしですか。
突然ではございますが、この度一身上の都合により、2月○日をもちまして退職いたします。
○○年間、○○部長をはじめ、皆様にご指導を賜り、たいへん充実した時間を過ごすことができました。たいへん感謝しております。
最後になりましたが、今後は一顧客として、（会社名)のますますご発展を、心よりお祈り申し上げます。
敬具
令和○○年○月○日
（自分の氏名)
○○部長
美容師のお客様への退職挨拶
例文
○○様
いつもお世話になっております。
○○様の担当をさせていただいておりました。
（店名）の（氏名)です。
突然ではございますが、この度、一身上の都合により退職をいたしました。
急なことで○○様にはたいへんご迷惑をおかけし、申し訳ございません。
○○様のお好みのヘアスタイルや髪の毛のクセなど店長の○○に申し伝えております。
今後も（店名）をご愛顧いただけますと幸いです。
今後、もし（氏名）に引き続き、カットさせていただけるのであれば、
○○店で働いておりますので、ぜひご連絡をいただければと思います。
下記に連絡先を記載させていただきますので、お気軽にご連絡ください。
最後になりますが、○○様の健康を心よりお祈り申し上げます。
電話：
メールアドレス：
令和○○年○月○日
（氏名）
体調不良が理由
例文
拝啓
暦の上では春とはいえ、寒い毎日が続きます。いかがお過ごしですか。
この度は体調不良で欠勤が続いており、ご迷惑をおかけし申し訳ございません。
担当医師と相談し、今は療養を優先したほうがよいという結論に達し、
突然ではございますが、○月○日をもちまして退職いたします。
○○部の皆様には、在職中に温かなご支援を賜り、たいへん感謝しております。
私は体調を回復させるべく今は、ゆっくりと療養をさせていただきます。
最後になりますが、皆様のご活躍を、心よりお祈り申し上げます。
敬具
令和○○年○月○日
（自分の氏名)
○○部の皆様
退職した会社に手紙を送る場合
退職した会社に手紙を送る場合の例文を紹介します。
書類のやり取りのみ
退職後に書類のやり取りで手紙を出す場合退職後に保険証を返却する手紙を書くときは、添え状を同封すると丁寧です。添え状には、企業と担当者の名前、自身の氏名や在職時の所属部署名、記入日などを記載します。
また、返却物と理由、在職時のお礼の言葉も書きましょう。
例文
○○株式会社 ○○部 ○○様
お世話になっております。
○○年○○月○○日付けで退職しました○○部に在籍していた○○と申します。退職に伴い、保険証を返却したします。お手数ですがお手続きのほど、よろしくお願いいたします。
令和○○年○月○日
（自分の氏名)
お礼を伝えたい場合
例文
拝啓
暦の上では春とはいえ、寒い毎日が続きます。いかがお過ごしですか。
このたびは、私の退職に際しまして、お心のこもったご祝詞を頂戴し、心より御礼申し上げます。
在職中は、公私にわたり格別のご厚情を賜り、心より感謝いたしております。
今後は、しばらくゆっくりと行ってみたかった場所への旅行や、趣味の釣りを楽しみながら第二の人生を歩んでいこうと思います。
春はまだ遠そうですが、お身体ご自愛ください。
まずは書中にて御礼申し上げます。
敬具
令和○○年○月○日
（自分の氏名）
（相手の氏名）
看護師の退職
例文
拝啓
暦の上では春とはいえ、寒い毎日が続きます。いかがお過ごしですか。
突然ではございますが、この度一身上の都合により、2月○日をもちまして退職いたします。
○○年間、師長さんをはじめ○○病棟の皆様にご指導を賜り、さまざまな経験を積ませていただき、充実した時間を過ごすことができました。たいへん感謝しております。
最後になりましたが、皆様のご健康とご多幸を心よりお祈り申し上げます。
敬具
令和○○年○月○日
（自分の氏名)
○○病院の皆様
休職のまま退職
例文
拝啓
桃の節句も過ぎ、季節はすっかり春めいてまいりました。
突然ではございますが、○ヶ月前に退職を崩して休職させていただきましたが、主治医と相談し、今は療養に専念するため退職することになりました。
休職期間中に○○部長をはじめ皆様にたいへんご心配とご迷惑をおかけし、お詫び申し上げます。
まずは体調の回復に努め、元気になりましたらまた新しい環境にて頑張りたいと考えております。
最後になりますが、（会社名)のますますのご発展と、皆様のご健康をお祈り申し上げます。
敬具
令和○○年○月○日
（自分の氏名)
（相手の氏名)
保育士の退職
例文
拝啓
桃の節句も過ぎ、季節はすっかり春めいてまいりました。
この度、一身上の都合により、○月○日をもちまして退職いたします。
○○保育園に入社してから○○年の月日がたち、○○園長先生のご指導のもとさまざまな経験を積むことができました。
初めての行事責任者として臨んだ運動会は、○○園長先生のご助力のおかげで無事に終えることができ、仕事の自信となりました。たいへん感謝をいたしております。
最後になりますが、（保育園名)のますますのご発展と、皆様のご健康をお祈り申し上げます。
敬具
令和○○年○月○日
（自分の氏名)
（相手の氏名)
アパレル店員
例文
拝啓
道行く人の服装も軽やかで、初回を感じる今日この頃でございます。
この度、一身上の都合により○月○日をもって退職いたします。
○○様には直接ご挨拶を差し上げるところ、お手紙でのご連絡となり、お詫び申し上げます。
○○様にはご来店いただくたびにお声をかけていただき、私も○○様の服を一緒に選ばせていただくのがたいへん楽しかったです。
○○様のお好みなどは○○に申し伝えておりますので、今後は○○が担当させていただきます。
今後とも（店名）を引き続きご愛顧いただきますよう、よろしくお願いいたします。
梅雨入り前ではありますが、気温は夏の陽気です。体調などお崩しにならないよう願っております。
令和○○年○月○日
（自分の氏名)
（相手の氏名)
カジュアル（簡単）な退職の手紙の例文
親しい同僚や先輩などに手紙を書く場合は、かしこまらず柔らかい文章で手紙を書いてもかまいません。親しみを込めた手紙を送りましょう。
仲の良い同僚
例文
○○さん
入社して○年間、同期入社で仲良くしてくれてありがとうございました。
○○さんと一緒に取り組んだ○○プロジェクトは、○○さんが励ましてくれたから頑張ることができました。何事にも落ち着いて仕事をこなしていく○○さんは、私の憧れでした。
○○さんから学んだことをこれからも活かしながら、新しい環境でも頑張りたいと思います。
ほんとうにお世話になりました。
○○さんも身体に気を付けて、がんばってください。
上司・先輩
例文
○○さん
入社して○年間、本当にありがとうございました。
○○プロジェクトを任せていただいたときには、厳しい言葉の中にも温かさを感じるご指導のおかげで、無事にプロジェクトを進めることができました。
○○さんから学ばせていただいた、仕事の取組み方や姿勢を活かし、今後の人生を歩んでいきます。
本当にありがとうございました。
お体に気を付けて、頑張ってください。
アルバイトを退職
アルバイトの場合はかしこまりすぎない程度の内容で、全員宛てに書きましょう。
例文
○○の皆様へ
アルバイトの○○です。この度、一身上の都合により○月○日で退職することとなりました。
約○年間と短い間でしたが、みなさんにたいへんお世話になりました。
みなさんには、経験不足からご迷惑をおかけしたこともありました。みなさんに助けていただき、楽しく働くことができました。本当にありがとうございました。
この経験を生かして、今後の社会人生活も頑張っていこうと思います。
またお世話になることもあるかもしれません。その時はどうぞよろしくお願いいたします。
最後になりますが、みなさんの健康を祈って、退職の挨拶といたします。
令和○○年○月○日
（氏名)
エステシャンの退職
担当していたお客様への退職の挨拶例文
例文
○○○○様
新芽の緑が鮮やかに照り映える季節となりました。
ご無沙汰しておりましたが、お元気でお過ごしでしょうか。
さて、急ではございますが、家庭の事情で○月○日をもって退職いたします。
いつもご指名いただいておりました、○○様に直接のご挨拶をしたかったのですが、
お手紙でのご挨拶となり申し訳ございません。
○○様がご来店の度に、お声をかけていただいたことが本当にうれしく、お礼を申し上げます。
○○様の担当をさせていただく時間はとても楽しい時間でした。
○○様はお手入れをされきめの細かい綺麗なお肌なので大丈夫ですが、これから紫外線が強くなる季節です。どうぞ、今まで通りの美肌を保たれますようにお気をつけください。
○○様のお好みなどは店長の○○に申し伝えております。スタッフ一同○○様のご来店をお待ちしておりますので、引き継続き、ご愛顧いただけますと幸いです。
いつかまた、○○様の美容のお手伝いをさせていただける日がくればなあと考えております。
春雨も、ときに冷たいこともございます。お身体ご自愛ください。
令和○○年○月○日
（氏名)
退職する人への手紙の例文
退職する人に文章で感謝の気持ちを伝えることも、言葉とはまた違った温かさがあります。ここでは退職をする人に向けた手紙の例文を紹介します。
定年退職する人へお祝いメッセージ
定年退職をする人へのお祝いのメッセージの例文を紹介します。寄せ書きなどにも使える例文です。
職場
例文
ご定年おめでとうございます。
長きに渡るお勤め、ほんとうにお疲れさまでした。
○○さんが不慣れな私に丁寧にご指導くださったこと、本当に感謝しております。
これからの第二の人生をゆっくりと楽しんでください。
お身体ご自愛ください。
先生
例文
○○先生
定年退職おめでとうございます。
今までたいへんお世話になりました。
○○先生の授業はいつもユーモアたっぷりでほんとうに面白かったです！
お身体には気を付けてお過ごしください。
園長先生
例文
○○園長先生
定年退職おめでとうございます。
ご勤続〇年とのこと、本当に長い間お疲れ様でした。
園長先生のご指導のおかげで、私自身のとても成長することが出来ました。
退職後はよりお身体を大切に、ゆっくり自分の時間を大切に過ごしてください。
今までありがとうございました。
父親
例文
定年退職おめでとうございます！
お父さんが、家族のために一生懸命働いてくれたお陰で今の私があります。
ほんとうに感謝の気持ちでいっぱいです。
これからは趣味のバイクいじりをめいいっぱい楽しんでね！
上司
例文
○○部長
これまでたいへんお世話になりました。
○○部長のご指導のおかげで、私も大きく成長することができました。
寂しくなりますが、○○部長の新しいステージでのご活躍を祈っております。
お身体にお気をつけください。
先輩
例文
○○ さん
これまで大変お世話になりました。
○○さんの仕事に対する姿勢からたくさんのことを勉強させていただきました。
寂しくなりますが○○さんなら新しいステージでもさらにご活躍されることだと思います。
ぜひまた一緒に飲みにいきましょう。
同僚
例文
○○さん
これまでたいへんお世話になりました。
○○さんと一緒に仕事できたことを心からうれしく思います。
新しい環境での活躍を祈っています。
落ち着いたらぜひまた飲みにいきましょう！
取引先
例文
○○株式会社 ○○様
株式会社○○の○○でございます。
この度は、お忙しい中、退職のご挨拶をいただき、誠にありがとうございます。
ご退職されると知りとても驚きました。
○○様のアドバイスや丁寧なお仕事で、たいへん助けていただきました。
一緒にお仕事ができなくなるのはたいへん寂しいですが、○○様の今後のご活躍をお祈りいたしております。
くれぐれもお体に気をつけてください。
寿退社する人へ
例文
ご結婚おめでとうございます。
○年間ほんとうにお疲れさまでした。
わたしが入社した当初のころから大変お世話になっていたので、少し寂しい気持ちもあります。
○○さんからはたくさんのことを学ばせていただきました。
これからは明るく温かな家庭を築いていってください。
出産を期に退職する人へ
例文
○○さんご懐妊おめでとうございます。
○○さんからご指導いただき、社会人として大きく成長することができました。
教えて頂いたことを忘れずに、これからも頑張っていきます。
○○さんの健やかな出産をお祈りしています。
無断欠勤者への手紙による退職通知
連絡がつかず、無断欠勤が続く社員に手紙で退職の通知を出す場合にはどのように対処するか解説をします。
無断欠勤が続いているからといって、会社が勝手に自己都合退職にすることはできません。 相手に書面で今のままでは懲戒処分にあたることを通知をすることが大切です。
送ったことの証拠を残すために「内容証明・配達記録郵便」で送付し、相手が確実に受け取ったことが確認できるようにします。 返信をもらう期限は到着後、2週間ほどの期間をあけるように設定します。
例文
「ご通知」
○年○月○日以降、当社より電話と封書により何度も連絡試みましたが、いまだ連絡がとれない状態にあります。
当社と致しましては、○年○月○日までに連絡がない場合には、貴方に出社意思がないものと判断し、
○月○日付にて自己都合退職として手続きを執らせて頂きます。
異議などございましたら、○年○月○日までに下記の連絡先までご連絡頂けますようよろしくお願いします。
連絡先：○○○○
まとめ
今回は退職の手紙を書く場合の便箋や封筒の選び方や縦書きと横書きどちらにするのか、手紙の構成について解説をし、具体的な例文を多数紹介しました。
手紙の基本的な構成は下記のようになります。必ず守らなくてもよいですが、目上の人に送る場合は基本構成に沿って書くのうが良い印象を持たれる場合が多いでしょう。
文章について大切なことは、感謝の気持ちを伝え、ポジティブな文章にすることです。
メールと違い手書きの文字にはあなたの人となりが反映されます。一文字ごとに気持ちを込めて綴りましょう。きっとあなたの思いが相手に伝わるはずです。
以上、最後までお読みいただきありがとうございました。