退職挨拶メールを社内や社外の方から受け取ったときに返信すべきかどうか迷うことがあります。
今回は、退職挨拶メールにどんな場合に返信したほうがよいかの解説や、返信先別のメール例文をご紹介します。
この記事は以下のような人におすすめ！
- 退職挨拶メールに返信が必要か知りたい人
- 返信に返信が返ってきたときの対応を知りたい人
- 返信メールの例文が知りたい人
退職は、定年退職や体調不良など、さまざまな理由があります。退職理由が明確な場合は、退職理由に沿った返信を心がけます。
この記事を読めば、どんな場合に返信が必要で、どんな返信文を書けばよいかわかります。
退職挨拶のメール返信は必要か？
退職の挨拶メールへの返信は必須ではありません。挨拶メールを送るほうもマナーとして形式的に送っている場合が多いからです。
しかし、場合によってきちんと返信をしたほうが良い場合もあります。ケースに合わせて解説をします。
個人宛に届いた場合は返信する
あなた個人宛に退職の挨拶メールが来た場合は返信をするのがマナーです。社内の人であれ、社外の人であれ、関わりがあったためにあなた個人に挨拶をしているからです。
退職後にもお世話になることもあるかもしれません。丁寧に返信をしましょう。
一斉送信の場合は関係性で返信する
ccやBCCで一斉メールで挨拶が来た場合は、相手との関係性で返信をするか判断をしてください。お世話になった人や今後も関係が続く人なら返信をしましょう。
親しくない人に返信する必要はない
退職挨拶メールがあまり親しくない人から届いた場合は、必ずしも返信しなくてもよいです。相手も退職のマナーとして送っているためですが、このメールをきっかけに関係を築きたいと考えるのであれば返信をしましょう。
返信する場合はなるべく早く送る
退職の挨拶メールは最終出勤日に送る場合が多いため、返信をする場合はなるべく早く送るように心がけます。会社のパソコンは最終出勤日に返却し、相手はメールを確認できなくなります。また退職日が先の場合でも有給消化で最終出社日はかなり早い場合もあるため、なるべく早く返信を送るようにしましょう。
返信に返信がきたらさらに返信する
挨拶メールに返信をしたら、さらに返信が返ってきた場合の対応は「すぐに返信をする」です。
あなたの返信メールに反応してくれるということは、退職後の関係を続けたいという相手の思いもあるかもしれません。さらに返信を送る場合は、相手がメールを確認できるようになるべく早く返信をします。
突然の退職挨拶に「驚き」や「残念」は伝えても問題ない
突然の退職の挨拶をもらった時に、退職の驚きや、退職することが残念だという気持ちを伝えても構いません。「突然のお話で驚きました」や「退職されるのはとても残念ですが」などメールの本文に入れるとよいでしょう。
後任の連絡の場合は後任の方へも返信する
社内、社外問わず、退職の挨拶メールに後任の連絡があった場合、退職される方にはお世話になった感謝の気持ちを伝え、後任の方には「これからお世話になります」と今後のお付き合いについて挨拶をしましょう。
それぞれ別々にメールを返信しても良いですし、退職される方と後任の方に同時に返信でも問題はありません。
退職挨拶メールへの返信例文
退職挨拶メールの返信例文を返信する相手ごとに解説をします。メールの件名はそのまま返信ボタンを押し「Re（件名）」で大丈夫です。
社外（取引先）の人への返信例文
取引先の方への返信例文は次のとおりです。
後任紹介なし
例文
○○株式会社 ○○様
株式会社○○の○○でございます。
この度は、お忙しい中、退職のご挨拶をいただき、誠にありがとうございます。
ご退職されると知りとても驚きました。
○○様のアドバイスや丁寧なお仕事で、たいへん助けていただきました。
一緒にお仕事ができなくなるのはたいへん寂しいですが、○○様の今後のご活躍をお祈りいたしております。
くれぐれもお体に気をつけてください。
署名
後任紹介あり（担当者変更の連絡あり）
例文
※後任の方と同時に返信する例文
(退職される方)○○株式会社 ○○様
株式会社○○の○○でございます。
この度は、お忙しい中、退職のご挨拶をいただき、誠にありがとうございます。
ご退職されると知りとても驚きました。
○○様のアドバイスや丁寧なお仕事で、たいへん助けていただきました。
一緒にお仕事ができなくなるのはたいへん寂しいですが、○○様の今後のご活躍をお祈りいたしております。
くれぐれもお体に気をつけてください。
(後任の方)○○株式会社△△様 お世話になっております。
株式会社○○の○○と申します。 貴社の担当をさせていただいております。
どうぞ今後ともよろしくお願いいたします。
署名
定年退職の人への返信例文
定年退職をされる方へのメールの例文を紹介します。
社内向け
社内の方からの挨拶への返信例文は次のとおりです。
例文
○○さん お疲れさまです。○○部の○○です。
この度はお忙しい中、退職のご挨拶をいただきまして、ありがとうございます。
○○さんには入社当時からさまざまなことを学ばせていただきました。
長年にわたり会社に貢献されてこられたこと、尊敬の念でいっぱいです。
今後の第二の人生が充実したもになるよう、ご健勝をお祈りいたしております。 くれぐれもお体にお気をつけください。
署名
社外向け
社外の方からの挨拶への返信例文は次のとおりです。
例文
○○株式会社 ○○様
この度はお忙しい中、定年退職のご挨拶をいただきまして、ありがとうございます。
定年をお迎えになるということで、心よりお祝い申し上げます。
ご退職後も、第二の人生が充実したものになるよう、ご健勝をお祈りいたしております。
署名
お客様（クライアント）からの退職メールへの返信例文
お客様からの退職メールへの返信例文を紹介します。
例文
【例文】 ○○株式会社 ○○様
株式会社○○の○○でございます。
この度は、お忙しい中、退職のご挨拶をいただき、誠にありがとうございます。
ご退職されると知りとても驚きました。 ○○様のアドバイスや丁寧なお仕事で、たいへん助けていただきました。
一緒にお仕事ができなくなるのはたいへん寂しいですが、○○様の今後のご活躍をお祈りいたしております。
くれぐれもお体に気をつけてください。
署名
体調不良の人への返信例文
体調不良が理由で退職される挨拶メールの場合への返信は、体調への気遣いの文章を付けておくと親切な印象を与えます。 「ゆっくりご静養なさってください」などを文章の中に入れるとよいでしょう。
うつ病の人に対して
例文
○○さん お疲れ様です。
この度はお忙しい中、退職のご挨拶いただきありがとうございました。
ご退職されるとのことで、大変驚きました。 もうお仕事でご一緒できなくなると考えると、たいへん寂しい気持ちです。
○○さんには非常に多くのサポートをしていただき、誠にありがとうございました。
どうかゆっくりご静養なさって、またお元気にご活躍くださることを心からお祈り申し上げます。
署名
退職する上司への返信例文
上司の退職挨拶メールへの返信例文を紹介します。
例文
○○さん（「○○部長」などの役職呼びでもよい）
お疲れさまです。○○です。
お忙しいところ、退職のご挨拶をいただき、ありがとうございます。
○○さんには、入社当初から大変お世話になり、多くのことを学ばせていただきました。
私が仕事で課題を感じているときも、親身になって相談にのっていただきましたこと、大変感謝しています。
今の私があるのは、○○さんにご指導をいただいたおかげです。
これからご一緒にお仕事ができなくなると思うと寂しいですが、今後のご活躍をお祈りいたします。
くれぐれもお体にお気をつけください。
署名
まとめ
退職挨拶メールへの返信が必要なのかについての解説と返信先別の例文を紹介しました。
挨拶メールに返信が必要かの判断基準は次のようになります。
また、返信する場合は、最終出勤日に送信している場合があるので、なるべく早く返信するようにします。退職される方と今後の関係も気づきたいと考えているのであれば、お世話になった感謝の言葉と今後の連絡先の交換をしましょう。
以上、最後までお読みいただきありがとうございました。