異動の挨拶は直接挨拶をすることが望ましいですが、発令から異動日まで時間が少ないと難しいでしょう。そのような場合にはメールを活用し、お世話になった方に挨拶メールを送信します。
今回は挨拶メールを送るときのポイントや注意点の解説とメール例文を紹介します。
この記事は以下のような人におすすめ！
- 異動の挨拶メールの書き方を知りたい人
- 異動の挨拶メールの例文を知りたい人
- 異動の挨拶メールの返信について知りたい人
異動の挨拶が上手くできれば、関係性を築くこともできます。ポイントを押さえて好印象を相手に与えましょう。
異動の挨拶メールの書き方と注意するポイント
異動の挨拶は社内、社外問わず直接挨拶できることが望ましいですが、異動は急に決まることもあったり、挨拶する人数が多く現実的には難しいことが大半です。
そこで、異動の挨拶はメールで挨拶になることが多いはずです。メールで異動の挨拶をする場合に相手に失礼のないように、注意するポイントや異動の挨拶メールの書き方について解説をします。
異動の挨拶メールは必要？
異動の挨拶メールは部内、部外、取引先と関係する方に行う必要があります。理由は、お世話になったお礼と担当していた業務の後任を連絡するためです。異動の挨拶をすることで、新しい案件が発生する可能性もあります。
良い印象を残し、新しい業務に取り組めるよう、異動の挨拶は行うようにしましょう。
異動の挨拶メールのタイミングは？
メールを送るタイミングは、社内・社外ともに人事発令が出た後が適切ですが、異動日の直前に発令が出る場合もあります。業務の引継ぎに影響が出ないように上司と公表のタイミングを確認しましょう。
特に取引先との業務に支障をきたさないように、事前に連絡をするのがマナーです。異動日の何日前かはケースバイケースです。上司に異動までのスケジュールを相談をし、スムーズな異動ができるようにしましょう。
異動の挨拶メールは一斉送信してもよい？
可能であれば直接挨拶するのがマナーです。直接挨拶ができない場合はメールでのご挨拶になりますが、配信人数が多い場合は一斉送信でも問題ありません。
配信人数が多い場合は、特にお世話になった方には個別メールを作成し、それ以外の方には一斉送信でご挨拶をしましょう。
社内・社外どちらもBccを使う
異動の挨拶メールはCCメールで送ることは避けます。CCでの一斉送信だと「とりあえず挨拶をした」という印象を与えます。また社外に向けたメールですと、他の人のアドレスがわかるため個人情報保護の観点からふさわしくありません。
一斉送信の場合はBccで送信をし、本文に簡略化した挨拶になったことのお詫びの言葉を添えましょう。
異動の挨拶メールの件名の付け方
件名は、一目見ただけで内容がわかるようにします。具体的には「異動のご挨拶【○○株式会社(氏名)】」と本文の内容とメールの送信者がわかるようにします。社内向けであれば会社名を部署名にしてください。
後任が決まっていれば内容に入れる
挨拶メールを送る時点で、担当業務の後任者が決まっていれば、後任者を伝えるようにしましょう。その場合はCCに後任者も入れておくと、返信があった場合に後任者も内容が把握できます。
ポイントは「異動により、関係者に迷惑がかからないようにする」です。不安な点や不明な点は上司と相談をしましょう。
異動の挨拶メールの内容について
異動の挨拶メールに入れる内容は下記の点を本文に加えます。
異動の挨拶の内容
- 何日付でどこの部署に異動をするのか
- 送る相手で印象に残っているエピソード
- お世話になったお礼
- 今後の抱負
- 後任者についての紹介
まず相手に何日付で異動になるのかを伝えます。いつまで連絡が取れるのか？その後は誰に連絡を取ればいいのかが相手が気になる点だからです。
簡単にお世話になったエピソードとお礼の言葉、今後の抱負を伝えたあと、後任者を紹介します。メールのCCに後任者も入れておくと、その後のやり取りが後任者で行われるため、スムーズな引継ぎができます。
異動の挨拶メールの締めの言葉
異動の挨拶メールの締めの言葉を一部紹介します。
【本人が異動する場合】
- ○○様のご健勝を心よりお祈り申し上げます
- お体をお大事になさってください
- ご多幸をお祈り申し上げます
【異動するへの挨拶メールの場合】
- 新しい部署でも、益々のご活躍されますようお祈り申し上げます
- 新しい環境での活躍を応援しています
- いっそうのご活躍をお祈り申し上げます
- 末筆ながらますますのご活躍をお祈り申し上げます
人事(部署)異動の挨拶メール例文
異動の挨拶は社内、取引先に対して送信します。異動の挨拶メールについて、メール送信者、メールの送り先ごとに例文を紹介しますので、メール作成の参考にお使いください。
社内(自分が異動)
まずは自分が異動する場合のメールの例文を紹介します。
上司への挨拶メール
例文
件名：異動のご挨拶（氏名）
本文
○○部長
お疲れさまです。
○○です。
この度、○月○日付で○○部から○○部へ異動になります。
本来なら直接お伺いしてご挨拶すべきところ、
メールでのご連絡となり誠に申し訳ございません。
○○部長には、特に○○の件でたいへん助けていただき感謝しております。
お忙しい中ご指導いただき、ありがとうございました。
○○部での経験を生かし、新しい部署でも一生懸命に力を尽くしたい所存です。
今後とも変わらぬご指導をよろしくお願いいたします。
(署名)
社内の関係者への挨拶メール
例文
件名：異動のご挨拶【○○部（氏名）】
本文
皆様
お疲れさまです。
この度、○月○日付で○○部から○○部へ異動になります。
本来なら直接お伺いしてご挨拶すべきところ、
メールでのご連絡となり誠に申し訳ございません。
担当業務の後任は○○さんになります。
今後は○○さんにご連絡をいただきますようお願いいたします。
○○部では皆様にたいへんお世話になりました。
新しい部署でも皆様のお力になれるように尽力して参ります。
今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願いいたします。
(署名)
異動先への挨拶メール
例文
件名：異動のご挨拶【○○部（氏名）】
本文
○○部の皆様
お疲れさまです。
○○です。
○月○日付で○○部から○○部へ異動になりました。
これからどうぞよろしくお願いいたします。
○○部では○○の業務を担当しておりました。
○○部では○○を担当いたします。
皆様にご迷惑をおかけすることもあるかもしれませんが、
一日でも早くお役に立てるように尽力いたします。
これからどうぞよろしくお願いします。
(署名)
異動元への挨拶メール
例文
件名：異動のご挨拶（氏名）
本文
○○部の皆様
お疲れさまです。
○○です。
この度、○月○日付で○○部から○○部へ異動になります。
本来なら直接お伺いしてご挨拶すべきところ、
メールでのご連絡となり誠に申し訳ございません。
担当業務の後任は○○さんが担当いたします。
○○部では○○を担当させていただき、経験を積ませていただきました。
○○部での経験を生かし、新しい部署でも一生懸命に力を尽くしたい所存です。
今後とも変わらぬご指導をよろしくお願いいたします。
(署名)
異動する上司へ挨拶メール
【栄転】例文
栄転バージョン
件名：ご挨拶(氏名)
本文
○○部長
○○へご栄転をお慶び申し上げます。
○○部長には入社当初から仕事の基礎から教えていただき、たくさん学ばせていただきました。
心より感謝申し上げます。
部署が変わられても、今後とも、ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。
○○部長のご多幸をお祈りいたします。
(署名)
【通常】例文
件名：ご挨拶(氏名)
本文
○○部長
お疲れさまです。
○○です。
○○部への異動のお話を聞き、急で驚いております。
○○部長には入社当初から仕事の基礎から教えていただき、たくさん学ばせていただきました。
心より感謝申し上げます。
部署が変わられても、今後とも、ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。
○○部長のご多幸をお祈りいたします。
(署名)
異動する同僚へ挨拶メール
例文
件名：ご挨拶(氏名)
本文
○○さん
お疲れさまです。
○○です。
○○さんには○○の件でもたいへんお世話になり、たいへん感謝しております。
○○さんから学んだことを生かして、更に頑張りたいと思います。
○○部では今までほんとうにありがとうございました。
○○部へ異動されても、ぜひ今後ともよろしくお願いいたします。
(署名)
社外(取引先)
取引先に異動の挨拶メールを送るときの例文を紹介します。
異動で着任の挨拶をする場合と、異動で後任を紹介する場合を例として挙げます。
着任の挨拶
例文
件名：異動のご挨拶【○○株式会社(氏名)】
本文
株式会社○○
○○様
いつもたいへんお世話になっております。
○○株式会社○○部の○○です。
この度、○月○日付で○○部から○○部へと異動してまいりました。
取り急ぎ、メールでのご挨拶でたいへん失礼いたします。
近々お伺いした際に直接ご挨拶をさせていただければと思います。
前任の○○からは貴社はたいへん重要なお取引先様だと引継ぎを受けております。
貴社のお役に立てるように全力を尽くす所存でございます。
今後ともぜひよろしくお願い申し上げると共に、
ご指導を賜りますようお願い申し上げます。
(署名)
異動(担当変更)の挨拶
例文
件名：異動のご挨拶【○○株式会社(氏名)】
本文
株式会社○○
○○様
いつもたいへんお世話になっております。
○○株式会社○○部の○○です。
この度、○月○日付で○○部から○○部へと異動になります。
後任は、○○が担当させていただきます。
本来ならば直接お伺いしてご挨拶すべきところ、メールでのご挨拶となり
誠に申し訳ございません。
○○様には○○の件で、たいへんお世話になり、感謝の気持ちでいっぱいでございます。
新しい部署では、気持ちを新たに全力を尽くしていく所存です。
今後も変わらぬご厚誼を賜りますようお願い申し上げます。
(署名)
【短文】簡単な異動挨拶のメール例文
自分が異動する場合に「異動元へ」
例文
件名：ご挨拶(氏名)
本文
○○部の皆様
お疲れさまです。
○○です。
この度、○月○日付で○○部へ異動となりました。
皆様にはたいへんお世話になり、多くのことを勉強させていただきました。
○○部では○○を担当いたします。
○○部でも皆様のお役に立てるように頑張ります。
今後もぜひ、よろしくお願いいたします。
(署名)
自分が異動する場合に「異動先へ」
例文
件名：ご挨拶(氏名)
本文
○○部の皆様
お疲れさまです。
○○です。
この度、○月○日付で○○部へ異動となりました。
○○部では○○を担当しておりました。○○部では○○を担当いたします。
一日も早く、皆様のお役に立てるように頑張ります。
これからどうぞよろしくお願いいたします。
(署名)
異動の挨拶メールへの返信方法
異動する人、異動してきた人から挨拶のメールをもらうことがあります。異動の挨拶メールを受け取った場合の返信のマナーや例文について解説をします。
異動の挨拶メールへの返信タイミング
異動のメールには「できるだけ早く」「必ず返信」するのがマナーです。異動の挨拶をもらった方とは今後も関係が続いていくため、挨拶メールをもらったその日にできれば返信をしたいものです。
返信のメールに相手へのお礼の言葉を添えましょう。そうすることで、感謝の気持ちが伝わり、メールが無事に届いていることも相手に知らせることができます。
返信が遅れた場合は返信が遅れたことをお詫びする言葉も入れてメールを返信しましょう。
返信への返信がきたらすぐに返信する
返信に対して返信のメールがきた場合もすぐに返信をするのがマナーです。
わざわざ返信をいただけるということは、あなたとの関係を大切にしたいということのあらわれです。今後のビジネスで協力してもらえる可能性もあります。すぐに返信をすることでチャンスを広げましょう。
異動の挨拶へお礼の返信メール例文
異動の挨拶メールをもらったときに返信する例文を社内と取引先に分けて紹介します。
社内
異動してきた上司へ
例文
件名：Re(相手の件名のまま)
本文
○○部長
この度は、異動のご挨拶をいただきありがとうございます。
これから○○部長とご一緒にお仕事ができることをたいへんうれしく思います。
○○部長からたくさんのことを勉強させていただければと思います。
どうぞこれから、ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします。
(署名)
異動する上司へ
例文
件名：Re(相手の件名のまま)
本文
○○部長
この度は、移動のご挨拶をいただきありがとうございます。
○○部長からは多くのことを勉強させていただきました。
○○の件では、お忙しいなかにもかかわらず、ご指導くださりたいへん感謝しております。
新しい部署におかれましても、ますますのご活躍をお祈りしております。
今後ともどうぞよろしくお願いします。
(署名)
異動してきた人へ
例文
件名：Re(相手の件名のまま)
本文
○○さん
この度は、異動のご挨拶をいただきありがとうございます。
これから○○さんと一緒にお仕事ができること、たいへんうれしく思います。
何かわからないことがあれば、お気軽に声をかけてください。
これから、どうぞよろしくお願いいたします。
(署名)
異動する人へ
例文
件名：Re(相手の件名のまま)
本文
○○さん
この度は、異動のご挨拶をいただきありがとうございます。
○○さんには○○の件でお世話になりたいへん感謝しております。
○○さんの助力があり、プロジェクトもうまくいきました。
新しい部署でもご活躍をお祈りいたしております。
これからもどうぞよろしくお願いいたします。
(署名)
社外(お客様)
例文
件名：Re(相手の件名のまま)
本文
株式会社○○
○○様
平素は格別のご厚情を賜り、たいへん感謝しております。
○○株式会社 ○○部 ○○です。
この度は、ご丁寧に異動のご挨拶をいただきありがとうございました。
○○様にはご多忙の中にもかかわらず、ご助力をいただきまして誠にありがとうございました。
弊社のためにご尽力いただきましたことたいへん感謝しております。
新しい部署でも○○様の一層のご活躍をお祈り申し上げます。
今後ともご指導ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします。
(署名)
異動の挨拶が遅れた場合
異動の挨拶メールの返信が遅れた場合は
「この度は返信が遅くなり、大変失礼いたしました。」
と主文の最初にお詫びの言葉を添え、その後に異動の件を続けましょう。言い訳をダラダラと記載しないほうが印象が悪くなりにくいため、簡潔にお詫びの言葉を書きます。
まとめ
自分の異動や他人の異動の挨拶メールの書き方やルールや注意点について解説をし、
送る人や立場に合わせた例文も多数紹介しました。
作成するポイントは
ポイント
- 件名に「異動のご挨拶」をつけ自分の氏名を記載する
- 後任者が決まっていれば後任者を記載
- 一斉送信の場合は社内・社外ともにBccで送信
- 感謝の気持ちを伝える
上記を踏まえて、メールを作成すれば相手に良い印象を与えることができます。
異動の挨拶は関係を作るチャンスでもあります。ポイントや注意点を押さえて、好印象を与えるメールを作成しましょう。
以上、最後までお読みいただきありがとうございました。